Разбор популярной техники тайм-менеджмента для борьбы с прокрастинацией и планирования задач

Слышал о некой технике помидора. Это что-то про то, что нужно есть овощи, чтобы быть продуктивным?

Нет, не так. Помидором в тайм-менеджменте называют получасовой рабочий цикл, в котором 25 минут занимает непрерывное выполнение задачи, а 5 минут — перерыв.

Этот метод придумал Франческо Чирилло в 80-х годах — сейчас владелец консалтингового агентства, а тогда обычный студент. А назвал его именно pomodoro в честь кухонного таймера, который использовал для учёбы и подготовки к экзаменам.

Что такое метод помидора и как его использовать

Кстати, сейчас такие таймеры тоже продаются, например, на Aliexpress — и их тоже можно использовать для управления временем 😉

А зачем вообще так часто делать перерывы? Почему нельзя сидеть за компьютером и работать несколько часов подряд?

Можно, но не нужно. Долго сидеть — неестественно и вредно, это приводит к проблемам со здоровьем.

Так, Mayo Clinic упоминают исследования, которые связывают длительное сидение с повышенным кровяным давлением, ожирением, высоким уровнем сахара в крови. Они рекомендуют вставать и разминаться каждые полчаса, что вполне соответствует принципам Pomodoro. Национальная служба здравоохранения Великобритании также утверждает, что частые короткие перерывы лучше для мышц спины, чем редкие и длинные.

Хорошо, а почему 25 и 5 минут? Почему не 45 и 10–15 минут, как это было в школе?

Тоже вариант. 

Техника Pomodoro довольно гибкая — как раз удобная тем, что легко настраивать разные параметры с учётом индивидуальных особенностей. 25 минут работы и 5 минут перерыва — это классический подход. А можно взять 30 минут работы и 2 минуты перерыва. Или да, как в школе — 45 минут помидор, а 15 минут отдых. А ещё можно отдыхать не 5, а 15 минут или полчаса.

Но чтобы понять, какое распределение и ритм действительно подходят, стоит попробовать классический подход в течение недели-другой. Потому что с первого раза сложно понять и принять верное решение.

А что если мне не хватает 25 или 45 минут? Если я в состоянии потока и не хочу отвлекаться на перерыв?

Но суть и главная фишка метода — как раз в перерыве. 

Максим Дорофеев, специалист по продуктивности и автор книги «Джедайские техники», хорошо пишет по этому поводу: «По физиологическим причинам нам бесконечно тяжело фокусироваться на одном объекте дольше небольшого промежутка времени…». Или вот: «Штука внутри нас, которую мы используем для того, чтобы «заставить себя», действует по тому же принципу, что и мышцы. Она может истощиться, тогда вы уже ничего не сможете с собой сделать и поддадитесь первому же импульсу бросить дело…».

Состояние потока — это здорово, но вряд ли вдохновение пропадёт во время небольшого перерыва. Наоборот — отдых часто позволяет взглянуть на задачу под другим углом, возникают новые идеи, поиск решений не прекращается. 

Можно вспомнить интервью Дудя, где он спрашивает у Константина Батыгина, астрофизика и профессора Калифорнийского технологического института: «Ты играешь в рок-группе, бегаешь, занимаешься каратэ, боксируешь, катаешься на сёрфе, запускаешь модели самолётов, катаешься на лонгборде и фиолетовом мотоцикле, рубишься в пейнтбол, катаешься по всему миру с лекциями — когда ты работаешь?» А тот отвечает: «Всю дорогу … Я работаю все время, буквально. Вот мы сейчас разговаривали, у нас было много пауз, потому что я решал уравнения в мозгу. Насчет спорта, бокса, каратэ — если всем этим не заниматься, то мозг отмирает».

Batygin – Russian science celebrity

Метод Pomodoro подразумевает концентрацию на решении одной задачи в течение 25–45 минут (в зависимости от подхода). А как же многозадачность?

Судя по всему её не существует — это миф. Хотя этот термин, например, очень любят эйчары, когда пишут тексты вакансий.

Мозг не делает одновременно несколько задач, а просто переключается между ними. И чем больше задач и переключений, тем больше времени и меньше внимания.

Джеральд Вайнберг, американский учёный и преподаватель, в своей книге «Quality Software Management» приводит таблицу. Она наглядно иллюстрирует драматические потери ресурсов в связи с увеличением количества переключений. Получается, если делать пять параллельных проектов одновременно, целых 75% рабочего времени — коту под хвост.

Количество параллельных проектовКоличество времени, которое доступно на каждый проект, %Потери при переключении на другой контекст, %
11000
24020
32040
41060
5575

А Антон Слесарев, руководитель разработки беспилотных автомобилей Яндекса, в своём выступлении на конференции YaTalks сослался на данные специальных приборов, которые следили за реакцией водителя в реальных условиях — при возникновении непредвиденных ситуаций на дороге. 

Выяснилось, что в среднем водитель реагирует довольно быстро — за полсекунды. Но это если он при этом смотрел на дорогу и не отвлекался. Если же был расфокусирован, занимался чем-то другим — время увеличивается до 1,5 секунд. Несмотря на то, что человек не смотрит в сторону, а видит сам момент внезапного торможения передней машины. Из-за переключения ему требуется больше времени, чтобы снова войти в контекст, понять ситуацию.

Окей, буду стараться строго соблюдать правила: сначала концентрироваться, потом отдыхать. А чем заняться в этот небольшой промежуток времени?

Чем угодно. Можно помыть посуду, поприседать, умыться, сделать зрительную гимнастику, позвонить по телефону, прогуляться, заварить чай, помедитировать или немного поспать. А вот сначала работать за компьютером, потом во время перерыва читать ленты соцсетей — это плохой вариант. 

Есть два критерия эффективного и качественного отдыха: смена обстановки и смена деятельности. И отдых в соцсетях или играх после умственной работы им не соответствует: физической активности по-прежнему нет, развлекательная информация тоже перегружает мозг. Музыка в рабочее время, кстати, тоже может отвлекать и нагружать. 

В статье «5 способов вычитать текст, если все глаза замылились» мы писали, как можно повысить продуктивность с помощью смены формата и обстановки.

Стараюсь работать по методу помидора. Но постоянно отвлекаюсь, сложно сконцентрироваться на решении одной задачи…

Это нормально, особенно когда только начинаете внедрять эту практику.

В первую очередь стоит по максимуму ограничить себя от так называемых поглотителей времени (хронофагов). Отключить уведомления от бесконечных каналов и чатов в соцсетях и мессенджерах — чаще всего ничего не случится, если прочитать сообщение не мгновенно, а через полчаса-час. Чтобы не отвлекали незапланированные звонки, можно поставить телефон на беззвучный режим. Для отслеживания времени и блокировки отдельных приложений и сайтов есть специальные сервисы вроде RescueTime (Windows, Mac) и AntiSocial (Android).

Если всё-таки пришлось отвлечься, — например, срочное дело или внезапная идея, которую нужно записать, чтобы не забыть, — можно просто приостановить таймер и вернуться к задаче позже. Или обнулить томат и потом запустить его снова. Если сложно концентрироваться в течение длительного времени, можно ещё сократить помидор — например, с классических 25 до 15 минут.

А сколько томатов можно осилить за день? И нужно ли записывать результаты?

Поначалу, скорее всего, будет сложно по всем правилам осилить даже несколько томатов. А с регулярной практикой может получиться и 8, и 12 в день. (Штаффан Нётеберг, автор книги «Тайм-менеджмент по помидору», например, «съедает» 9 помидоров ежедневно.) Чем больше практики и попыток, тем проще выработать условный рефлекс и ввести привычку — входить в продуктивное состояние строго по таймеру.

На самом деле эффективность во многом зависит от характера задач, обстановки, образа жизни и самого человека. Допустим, в течение рабочего дня много созвонов, тогда и много помидоров вряд ли получится — ведь редко когда переговоры происходят по такому специфическому графику. Если специалист работает удалённо в семье с маленьким ребёнком, то тоже наверняка получится меньше томатов и больше отвлечений. Если человек более усидчивый, то, соответственно, выше шанс достичь успеха в этом методе.

Вообще Pomodoro, помимо взаимодействия с таймером, включает ведение списка дел: планирование задач, а также учёт того, сколько помидоров ушло на каждую. Кажется, что это не особо важно, но тогда получится чётко проанализировать — как много чистого рабочего времени уходит на ту или иную работу. И, следовательно, оценивать стоимость одного часа без учёта отвлечений и переключений.

Нужно использовать для метода помидора обычный таймер, блокнот и ручку? Или есть специальные сервисы?

Конечно.

Есть простые вроде онлайн-инструментов TomatoTimer, Pomidorko или TomatoClock — браузерного расширения для Google Chrome. Самое основное, что они умеют — устанавливать таймеры в соответствии с циклами работы и отдыха.

Есть более функциональные варианты — к примеру, Pomodoro Tracker. Его можно использовать как для отслеживания времени, так и планирования задач. По выполненным таскам можно оценить эффективность работы.

Еще много разных приложений для Android (Focus To-Do, Pomodoro Timer и другие) и iOS (Flat Tomato, Plantie и не только).

Управление контекстной рекламой
в Яндекс Директ и Google Adwords
Вы выбираете площадки для рекламы
Автоматизированное управление
контекстной рекламой